GLOSSAR · KALTAKQUISE
Glossar der Kaltakquise
Die wichtigsten Begriffe aus Kaltakquise und Telefonvertrieb, kurz erklärt: vom Gatekeeper über die Einwandbehandlung bis zum CRM. Jeder Begriff hat einen eigenen Anker zum Verlinken.
Abschlussfrage
Die Abschlussfrage führt das Gespräch zu einer klaren Entscheidung. In der Kaltakquise geht es dabei meist um den nächsten Schritt, etwa einen Termin, und nicht um einen sofortigen Kauf. Gute Abschlussfragen sind konkret, zum Beispiel mit zwei Terminvorschlägen zur Auswahl. Stell sie, wenn Bedarf und Interesse klar sind. Danach hörst du zu und lässt deinem Gegenüber Zeit für die Antwort.
B2B
B2B steht für Business to Business, also Geschäfte zwischen Unternehmen. Im B2B-Vertrieb rufst du Firmen an, nicht Privatpersonen. Entscheidungen fallen oft im Team und dauern länger. Die Regeln für Werbeanrufe unterscheiden sich je nach Land. In Deutschland brauchen Anrufe bei Unternehmen eine mutmaßliche Einwilligung, Anrufe bei Verbrauchern eine ausdrückliche. ROYVIRA ist für B2B-Telefonate am Mac gemacht.
BANT
BANT ist ein Modell zur Qualifizierung von Leads. Die Buchstaben stehen für Budget, Authority, Need und Timeline, also Budget, Entscheidungsbefugnis, Bedarf und Zeitrahmen. Du prüfst im Gespräch, ob dein Gegenüber Geld für eine Lösung hat, selbst entscheiden kann, ein echtes Problem hat und wann es handeln will. BANT ist eine Orientierung, keine starre Checkliste.
BDR (Business Development Representative)
BDR steht für Business Development Representative. Ein BDR sucht aktiv neue Kunden, meist im Outbound, also durch Kaltakquise per Telefon, E-Mail oder soziale Netzwerke. Ziel ist ein qualifizierter Termin für einen Account Executive, der dann das Verkaufsgespräch führt. Viele Teams nutzen SDR und BDR als fast gleiche Rollen. Was genau gemeint ist, legt jedes Unternehmen selbst fest.
Bedarfsanalyse
Die Bedarfsanalyse ist der Teil des Gesprächs, in dem du herausfindest, was dein Gegenüber wirklich braucht. Du stellst offene Fragen zu Zielen, Problemen und dem heutigen Vorgehen und hörst aufmerksam zu. Erst danach passt du deinen Pitch an. Im Englischen heißt dieser Schritt Discovery. Eine gute Bedarfsanalyse hilft dir, dein Angebot auf die Lage deines Gegenübers zu beziehen.
BlackHole 2ch
BlackHole 2ch ist ein virtueller Audiotreiber für macOS. Er leitet Ton von einer App an eine andere weiter. ROYVIRA nutzt BlackHole 2ch für den Anrufmodus: Deine Live-Stimme und deine Clips gehen gemeinsam in dein Telefonprogramm. Dort wählst du BlackHole 2ch als Mikrofon. Das Originalpaket liegt im App-Download, und die Anleitung zeigt dir die Einrichtung Schritt für Schritt.
Clip
Ein Clip ist bei ROYVIRA eine kurze Aufnahme eines Satzes in deiner eigenen Stimme, zum Beispiel ein Teil deines Pitches oder deine Antwort auf einen häufigen Einwand. Jeder Clip liegt auf einer Kachel im Soundboard und wird lokal auf deinem Mac gespeichert. Du startest jeden Clip selbst. Für den Einstieg empfiehlt ROYVIRA vier bis sechs Clips mit Sätzen, die du täglich sagst.
CRM
CRM steht für Customer Relationship Management. Ein CRM-System speichert Kontakte, Unternehmen, Gesprächsnotizen, Termine und Verkaufschancen an einem Ort. Im Telefonvertrieb dokumentierst du dort jeden Anruf und planst Rückrufe und Follow-ups. So weiß auch dein Team, was besprochen wurde. ROYVIRA ist kein CRM. Es spielt im Gespräch deine eigenen Sätze ab, die du selbst auslöst.
Einwand
Ein Einwand ist eine Aussage, mit der dein Gesprächspartner Bedenken gegen dein Angebot oder den nächsten Schritt äußert. Typisch sind Zeit, Preis, fehlender Bedarf oder ein bestehender Anbieter. Ein echter Einwand zeigt, woran dein Gegenüber zweifelt. Er ist damit eine Chance, nachzufragen und besser zu verstehen. Viele Einwände wiederholen sich, deshalb lohnt es sich, gute Antworten vorzubereiten.
Einwandbehandlung
Einwandbehandlung ist der Umgang mit Einwänden im Gespräch. Sie besteht aus Zuhören, Verstehen und einer passenden Antwort. Oft hilft eine Rückfrage, bevor du antwortest. Für wiederkehrende Einwände kannst du Antworten vorbereiten und üben. Mit ROYVIRA nimmst du diese Antworten einmal mit eigener Stimme auf und spielst sie selbst ab, wenn sie passen. Das Gespräch führst du weiter selbst.
Entscheider
Der Entscheider ist die Person, die im Unternehmen über einen Kauf bestimmt oder ihn freigibt. Das kann Geschäftsführung, Abteilungsleitung oder Einkauf sein. Im B2B-Vertrieb sind oft mehrere Personen beteiligt. In der Kaltakquise ist es ein wichtiges Ziel, den Entscheider direkt zu erreichen oder vom Gatekeeper zu ihm durchgestellt zu werden. Frag früh, wer noch mitentscheidet.
Erreichbarkeit
Die Erreichbarkeit, im Englischen Connect Rate, ist der Anteil deiner Anrufe, bei denen du wirklich mit der gewünschten Person sprichst. Besetzt, Mailbox und Gatekeeper zählen nicht dazu. Die Erreichbarkeit hängt von Zielgruppe, Uhrzeit, Wochentag und der Qualität der Telefonnummern ab. Sie hilft dir zu planen, wann sich Anrufe lohnen und wie viele Versuche du brauchst.
Follow-up
Ein Follow-up ist die Nachfassaktion nach einem Kontakt. Das kann ein Anruf, eine E-Mail oder eine Nachricht sein, zum Beispiel nach einem ersten Gespräch, einem Angebot oder einer verpassten Verbindung. Ein gutes Follow-up bezieht sich auf das letzte Gespräch und nennt einen klaren nächsten Schritt. Halte Datum und Inhalt im CRM fest, damit kein Kontakt verloren geht.
Gatekeeper
Gatekeeper nennt man die Person, die einen Anruf annimmt, bevor er beim Entscheider ankommt. Das sind oft Empfang, Zentrale oder Assistenz. Der Gatekeeper entscheidet, ob er dich durchstellt, eine Nachricht aufnimmt oder dich abweist. Hilfreich sind ein klarer Grund für deinen Anruf und eine kurze, freundliche Ansprache. Die Seite Einsatzbereiche zeigt diese Situation mit ROYVIRA.
Headset
Ein Headset verbindet Kopfhörer und Mikrofon in einem Gerät. Im Telefonvertrieb hast du so beide Hände frei für Notizen, CRM und Tastatur. Ein gutes Headset dämpft Nebengeräusche und macht deine Stimme klar verständlich. Mit ROYVIRA wählst du im Telefonprogramm BlackHole 2ch als Mikrofon und deine Kopfhörer als Ausgabe. Dein Gegenüber hörst du weiter über deine Kopfhörer.
Hotkey
Ein Hotkey ist eine Taste oder Tastenkombination, die eine Aktion sofort auslöst, ohne Maus. Bei ROYVIRA kannst du jedem Clip ein Tastenkürzel geben und ihn so auch aus anderen Apps heraus starten. Dafür braucht ROYVIRA die macOS-Freigabe Bedienungshilfen. Tastenkürzel sind eine zusätzliche Möglichkeit: Du kannst Clips auch mit der Maus über ihre Kachel starten.
Kaltakquise
Kaltakquise ist die erste Kontaktaufnahme mit einem möglichen Kunden, der dich noch nicht kennt und den Kontakt nicht angefragt hat. Im B2B-Vertrieb geschieht das oft per Telefon. Ziel ist meist kein sofortiger Verkauf, sondern ein Termin oder ein anderer nächster Schritt. In Deutschland regelt § 7 UWG, wann solche Anrufe erlaubt sind. Für die Regeln deines Landes bist du selbst verantwortlich.
Lead
Ein Lead ist ein Kontakt, der als möglicher Kunde in Frage kommt. Das kann eine Person oder ein Unternehmen sein, über das du erste Daten hast, etwa Name, Firma und Telefonnummer. Ein Lead ist noch kein Interessent mit bestätigtem Bedarf. Erst die Qualifizierung zeigt, ob sich ein weiteres Gespräch lohnt. Herkunft und Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme solltest du kennen.
Leitfaden (Skript)
Ein Leitfaden, auch Gesprächsleitfaden oder Skript genannt, beschreibt den Ablauf eines Verkaufsgesprächs. Er enthält Opener, Fragen zur Bedarfsanalyse, den Pitch, Antworten auf häufige Einwände und die Abschlussfrage. Ein Leitfaden ist kein Text zum Ablesen, sondern eine Orientierung. Mit ROYVIRA nimmst du einzelne Sätze aus deinem eigenen Skript auf. Ein neues Skript brauchst du dafür nicht.
Mailbox
Die Mailbox ist der Anrufbeantworter eines Telefonanschlusses. Sie nimmt Nachrichten auf, wenn niemand abhebt. Im Telefonvertrieb landest du oft dort, wenn dein Gegenüber beschäftigt oder nicht da ist. Plane dann einen neuen Anruf zu einer anderen Uhrzeit. ROYVIRA ist für das Live-Gespräch gemacht: kein Dialer, keine Automatik, keine Mailbox-Nachrichten. Du bist das ganze Gespräch dabei.
Opener
Der Opener ist der erste Satz nach deiner Begrüßung. Er sagt, wer du bist und warum du anrufst. In den ersten Sekunden entscheidet dein Gegenüber, ob es weiter zuhört. Ein guter Opener ist kurz, konkret und auf die Situation des Angerufenen bezogen. Die Begrüßung sprichst du bei ROYVIRA immer live, und du entscheidest selbst, was danach folgt.
Pipeline
Die Pipeline, auch Vertriebspipeline, zeigt alle offenen Verkaufschancen und in welcher Phase sie stehen. Typische Phasen sind Erstkontakt, Termin, Angebot, Verhandlung und Abschluss. Die Pipeline hilft dir und deinem Team zu sehen, wo Kontakte hängen bleiben und wie viel Arbeit noch offen ist. Sie wird meist im CRM gepflegt und regelmäßig im Team besprochen.
Pitch
Der Pitch ist die kurze Darstellung deines Angebots im Gespräch. Er erklärt, welches Problem du löst und warum das für dein Gegenüber wichtig ist. Ein guter Pitch passt zur Zielgruppe und lässt Raum für Fragen. Viele Vertriebler sagen ihn täglich oft in fast gleichen Worten. Mit ROYVIRA nimmst du deinen Pitch einmal mit eigener Stimme auf und spielst ihn im Gespräch per Kachel oder Tastenkürzel ab.
Qualifizierung
Qualifizierung heißt, im Gespräch zu prüfen, ob ein Lead zu deinem Angebot passt. Du klärst Bedarf, Budget, Zuständigkeit und Zeitrahmen. Bekannte Modelle dafür sind BANT und ähnliche Fragenlisten. Eine gute Qualifizierung spart Zeit auf beiden Seiten, weil nur passende Kontakte einen Termin bekommen. Das Ergebnis hältst du im CRM fest, damit dein Team darauf aufbauen kann.
Rückruf
Ein Rückruf ist ein vereinbarter zweiter Anruf zu einem festen Zeitpunkt. Er entsteht oft, wenn dein Gegenüber gerade keine Zeit hat oder der Entscheider nicht da ist. Ein verbindlicher Rückruf hat ein Datum, eine Uhrzeit und einen Grund. Trag ihn sofort im CRM ein. Ruf pünktlich an, denn Zuverlässigkeit schafft Vertrauen schon vor dem ersten richtigen Gespräch.
SDR (Sales Development Representative)
SDR steht für Sales Development Representative. Ein SDR qualifiziert eingehende Leads, also Interessenten, die sich selbst gemeldet haben, zum Beispiel über ein Formular. Er prüft im Gespräch, ob Bedarf und Budget passen, und übergibt passende Kontakte an das Vertriebsteam. In manchen Unternehmen macht der SDR auch Kaltakquise. Die Abgrenzung zum BDR ist nicht überall gleich.
Softphone
Ein Softphone ist ein Programm, mit dem du über den Computer telefonierst statt mit einem Tischtelefon. Es läuft als App oder im Browser und nutzt Mikrofon und Kopfhörer des Rechners. ROYVIRA arbeitet mit deinem Telefonprogramm zusammen: Über BlackHole 2ch gehen deine Live-Stimme und deine Clips ins Gespräch. In der Anleitung ist Zadarma in Chrome das Beispiel. Eine bestätigte Kompatibilitätsliste steht noch aus.
Soundboard
Ein Soundboard ist eine Oberfläche mit Tasten oder Kacheln, die je einen Ton oder eine Aufnahme abspielen. Im Telefonvertrieb spielt ein Soundboard aufgenommene Sätze im laufenden Gespräch ab. ROYVIRA ist ein kostenloses Soundboard für Cold Calls am Mac. Du nimmst Sätze aus deinem Skript mit eigener Stimme auf und spielst sie per Kachel oder Tastenkürzel ab. Die Begrüßung sprichst du immer live.
Terminierer
Ein Terminierer vereinbart am Telefon Termine für den Vertrieb. Er ruft mögliche Kunden an, weckt Interesse und plant ein Gespräch mit einem Berater oder Verkäufer. Den eigentlichen Abschluss macht meist eine andere Person. Terminierer führen viele Gespräche am Tag und sagen dabei oft dieselben Sätze. ROYVIRA ist für Cold Caller und Terminierer mit Mac und eigenem Skript gemacht.
Vorwand
Ein Vorwand ist ein Grund, den dein Gesprächspartner nennt, um das Gespräch zu beenden, ohne seine wahren Bedenken zu sagen. Beispiele sind „Schicken Sie mir eine Mail“ oder „Kein Interesse“ direkt nach dem Opener. Anders als ein echter Einwand hat ein Vorwand oft nichts mit deinem Angebot zu tun. Eine ruhige Rückfrage hilft dir, Vorwand und Einwand zu unterscheiden.
Wählquote
Die Wählquote beschreibt, wie viele Anrufe du in einem Zeitraum startest, zum Beispiel pro Stunde oder pro Tag. Sie ist eine Aktivitätskennzahl im Telefonvertrieb. Eine hohe Wählquote allein sagt noch nichts über den Erfolg. Wichtig ist auch, wie viele Gespräche zustande kommen und wie viele davon zu einem Termin führen. ROYVIRA wählt keine Nummern, du startest jeden Anruf selbst.
Warmakquise
Warmakquise ist die Kontaktaufnahme mit Personen oder Unternehmen, die dich schon kennen oder bereits Interesse gezeigt haben. Das können Bestandskunden, frühere Interessenten oder Kontakte von einer Messe sein. Anders als bei der Kaltakquise gibt es schon eine Verbindung, an die du anknüpfen kannst. Das Gespräch beginnt deshalb meist mit einem Bezug auf den letzten Kontakt und einem klaren Grund für den Anruf.